 |
       |
AKTUALITY
Stop pracovnímu vykořisťování - pohled z blízka
Analýza procesu agenturního zaměstnávání Vietnamců a Vietnamek v ČR zpracovaná La Stradou. Více....
Stručná analýza kompetencí úřadů
Analýza vzniku a působení zprostředko- vatelských agentur
OVĚŘOVÁNÍ CIZÍCH VEŘEJNÝCH LISTIN
Problematiku ověřování zahraničních veřejných listin lze stručně popsat jako otázku a podmínky přenositelnosti veřejné listiny vydané jedním státem anebo její důkazní síly přes hranice států do užívání ve státu jiném. Jde tedy zejména o problém předkládání určité listiny, kterou vydal orgán jednoho státu a která požívá na území a před orgány tohoto jednoho státu charakteru veřejné listiny, před orgány jiného státu, tedy např. předložení britského rodného listu před orgány České republiky anebo předložení českého notářského zápisu v Německu.
V praxi jsou veřejnými listinami zejména tyto dokumenty:
- listiny vydané soudy a jinými orgány justičního typu (státní zástupci, exekutoři aj.): rozhodnutí, osvědčení, výpisy z veřejných seznamů vedených těmito orgány (např. Obchodní rejstřík, Rejstřík trestů)
- listiny vydané správními orgány včetně orgánů samospráv (obce, kraje, profesní komory) a jiných osob, které byly pověřeny výkonem určité veřejnoprávní funkce: např. matriční doklady, výpisy z katastru nemovitostí, z živnostenského rejstříku (průkazy totožnosti a cestovní doklady sem vzhledem ke své povaze spíše nepatří)
- notářské listiny (tj. listiny, které jsou celé sepsány notářem), např. zakládací listiny obchodních společností
- úřední ověření soukromých listin (zejména notářské či jiné ověření podpisu na soukromých listinách)
- listiny vydané jinými osobami, která mají jisté úřední zmocnění k vydávání určitých listin (např. soudní znalci, soudní překladatelé, univerzity a školy, pokud jde o diplomy a vysvědčení, lékaři, pokud jde o pracovní neschopenky aj.)
Výčet těchto listin není úplný a jelikož chybí jasné definiční kriterium, nelze veřejné listiny přesně ohraničit oproti listinám soukromým (např. osvědčení o absolvování akreditovaného kurzu u soukromého subjektu).
V zásadě existují 3 právní režimy uznávání či ověřování veřejných listin cizích států. Každá listina vydaná jiným státem spadá do jednoho z těchto celosvětově fungujících režimů, a to jak v České republice tak i v jakémkoli jiném státě. Jedná se o tyto 3 možnosti:
1) režim automatické použitelnosti, který se zakládá na existenci mezinárodní smlouvy, viz seznam dvoustranných mezinárodních smluv, jimiž je Česká republika vázána, v příloze 1 a 2
2) režim apostiace, platný mezi signatářskými státy Haagské úmluvy o apostilaci
3) režim vyššího soudního ověření (superlegalizace) je dán mezi dvěma státy tehdy, pokud není zavedena ani jedna z obou předchozích možností
REŽIM AUTOMATICKÉ POUŽITELNOSTI
Nejvýhodnější možností je, že cizí veřejnou listinu lze bez dalšího použít i v ČR a naopak. Toto ovšem musí být stanoveno mezinárodní smlouvou. I v České republice je automatická použitelnost zahraničních veřejných listin možná jen na základě mezinárodních smluv, a to konkrétně na základě dvoustranných smluv o právní pomoci.
Tyto smlouvy obsahují většinou přibližně následující formulaci:
"Listiny, které byly vydány nebo ověřeny příslušným orgánem jedné ze smluvních stran a podepsány a opatřeny otiskem úředního razítka, nevyžadují ověření na území druhé smluvní strany. Totéž platí i pro podpisy na listinách a podpisy, které byly ověřeny podle předpisů jedné ze smluvních stran.
Listiny, které jsou na území jedné ze smluvních stran považovány za veřejné, mají na území druhé smluvní strany průkazní moc veřejných listin."
Na základě této nebo podobné formulace mezinárodní smlouvy, je tedy možné kteroukoli veřejnou listinu vydanou dotyčným státem předložit i v ČR, aniž by bylo zapotřebí jakkoli prokazovat, že tato listina byla vydána příslušným orgánem. Oproti české veřejné listině ji bude třeba pouze přeložit soudním překladatelem.
Dlužno podotknout, že některé mezinárodní smlouvy nezahrnují všechny veřejné listiny, nýbrž pouze jejich část (např. pouze listiny vydané soudními orgány). To má za důsledek, že v režimu automatické použitelnosti se bude nacházet jen tato část veřejných listin a ostatní listiny se budou nacházet v režimu apostilace (více níže) anebo dokonce v režimu superlegalizace (více níže).
SEZNAM MEZINÁRODNÍCH SMLUV O PRÁVNÍ POMOCI
Česká republika má takové to smlouvy uzavřeny s následujícími státy (vedle státu je uvedeno i číslo smlouvy ve Sbírce zákonů anebo ve Sbírce mezinárodních smluv a případný další komentář):
Afghánistán 44/1983 8.12.1982 Čl. 14 - všechny listiny Afganistan nereagoval na nabídku sukcese ČR do smlouvy pro rozpadu ČSFR.
Albánie 97/1960 28.5.1960 Čl. 12 - všechny listiny
Alžírsko 17/1984 23.11.1983 Čl. 17 -všechny listiny (výslovně zmíněny jsou i opisy a překlady listin)
Belgie 59/1986 1.9.1986 Čl. 13 – pouze listiny vydané justičními orgány, a to v Listiny vydané správními orgány a soudní listiny v trestních věcech podléhají apostilaci
Bělorusko 95/1983 4.6.1983 Čl. 11 - všechny listiny Smlouva s bývalým SSSR
Bosna a Hezcegovina 207/1964 24.12.1964 Čl. 15 - všechny listiny Smlouva s bývalou Jugoslávií, platí pro všechny nástupnické státy
Bulharsko 3/1978 3.1.1978 Čl. 10 - všechny listiny
Černá Hora 207/1964 24.12.1964 Čl. 15 - všechny listiny Smlouva s bývalou Jugoslávií, platí pro všechny nástupnické státy
Francie 83/1985 1.7.1985 Čl. 18 – listiny ve věcech občanských, rodinných a obchodních
Chorvatsko 207/1964 24.12.1964 Čl. 15 - všechny listiny Smlouva s bývalou Jugoslávií, platí pro všechny nástupnické státy
Itálie 508/1990 1.11.1990 Čl. 12 a 13 – pouze listiny vyhotovené v souvislosti s dožádáním
Jemen 76/1990 13.2.1990 Čl. 14 - všechny listiny
Korea – Severní 93/1989 16.6.1989 Čl. 8 – všechny listiny
Kuba 80/1981 11.7.1981 Čl. 13 – všechny listiny (výslovně zmíněny jsou i opisy a překlady listin) Kuba nereagovala na nabídku sukcese ČR do smlouvy pro rozpadu ČSFR
Kypr 96/1983 18.5.1983 Čl. 14 – všechny listiny (výslovně zmíněny jsou i opisy a překlady listin)
Maďarsko 63/1990 12.2.1990 Čl. 15 – všechny listiny (výslovně zmíněny jsou i opisy a překlady listin)
Makedonie 207/1964 24.12.1964 Čl. 15 - všechny listiny Smlouva s bývalou Jugoslávií, platí pro všechny nástupnické státy
Mongolsko 106/1978 22.3.1978 Čl. 15 - všechny listiny
Polsko 42/1989 9.4.1989 Čl. 15 – všechny listiny (výslovně zmíněny jsou i opisy a překlady listin)
Portugalsko 22/1931 27.11.1930 Čl. 7 – pouze listiny vydané soudy či správními orgány, které budou použity před soudy druhé strany Ostatní listiny (např. notářské) podléhají apostilaci
Rakousko 9/1963 30.12.1962 Čl. 21 – listiny vydané soudy či správními orgány, které budou použity před soudy nebo před správními orgány druhé strany (včetně ověření podpisu rakouským notářem) Uznání ověření podpisy českým notářem je vzhledem k čl. 21 nejasné
Rumunsko 1/1996 2.1.1996 Čl. 23 – všechny listiny (výslovně zmíněny jsou i opisy a překlady listin)
Rusko 95/1983 4.6.1983 Čl. 11 - všechny listiny Smlouva s bývalým SSSR
Řecko 102/1983 16.7.1983 Čl. 14 - všechny listiny
Slovensko 209/1993 5.4.1993 Čl. 23 – všechny listiny (výslovně zmíněny jsou i opisy a překlady listin)
Slovinsko 207/1964 24.12.1964 Čl. 15 - všechny listiny Smlouva s bývalou Jugoslávií, platí pro všechny nástupnické státy
Srbsko 207/1964 24.12.1964 Čl. 15 - všechny listiny Smlouva s bývalou Jugoslávií, platí pro všechny nástupnické státy
Sýrie 8/1986 8.11.1985 Čl. 19 – všechny listiny
Španělsko 6/1989 10.12.1988 Čl. 11 – pouze listiny ve věcech občanskoprávních
Švýcarsko 9/1928 16.12.1927 Čl. 6 – pouze listiny od soudů a ústředních správních orgánů, a to ve věcech občanských a rodinných Notářské listiny podléhají apostilaci
Ukrajina 123/2002 8.11.2002 Čl. 18 - pouze listiny ve věcech občanskoprávních
Uzbekistán 133/2003 1.12.2003 Čl. 13- pouze listiny ve věcech občanskoprávních
Vietnam 98/1984 16.4.1984 Čl. 13 – všechny listiny (výslovně zmíněny jsou i opisy a překlady listin)
Praktické problémy vyskytující se v režimu automatické použitelnosti
Existence výše uvedených smluv a možnost se na ně odvolat je určitou zárukou proti tomu, aby české orgány po předkladateli určité veřejné listiny požadovaly další ověření kromě překladu listiny do češtiny. Na druhou stranu ovšem nelze garantovat chování cizích států, tedy např. zda bulharský úřad uzná bez dalšího českou veřejnou listinu. Dle informací České notářské komory se zdá, že řada států, ačkoli mají s ČR uzavřenou smlouvu, přesto vyžaduje další ověření českých veřejných listin . Často lze tedy doporučit, aby se české veřejné listiny pro použití před orgány některých států ověřovaly apostilou či superlegalizací navzdory existenci mezinárodní smlouvy.
REŽIM A POSTILACE
Režim apostilace se zakládá na Úmluvě o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (zkráceně jen Úmluva o apostilaci“), která byla přijata dne 5.10.1961 v rámci 9. zasedání Haagské konference mezinárodního práva soukromého (v ČR publikována pod číslem 45/1999 Sb.). Smluvní státy se zde dohodly, že budou vzájemně uznávat za veřejné ty veřejné listiny, které budou opatřeny tzv. apostilační doložkou. Tuto doložku vydává v každém smluvním státě jeden nebo více tzv. apostilačních úřadů, které jsou udány při podpisu Úmluvy o apostilaci každým signatářským státem. Jinými slovy, veřejná listina vydaná orgánem jednoho smluvního státu, platí - pokud je opatřena apostilační doložkou téhož státu – za ověřenou ve všech signatářských státech této úmluvy. Apostilační doložka je tedy jediným a finálním ověřením, kterého je k užití určité veřejné listiny vydané signatářským státem před orgány kteréhokoli jiného signatářského státu Úmluvy o apostilaci.
Apostilační doložka musí splňovat následující formální náležitosti:
- musí jít o rámeček přesně čtvercového tvaru o délce stran minimálně 9 cm,
- musí být natištěna a podepsána buď na samotné ověřované listině nebo musí být k této listině připojena (úřední šňůrkou),
- může být uvedena v jazyce státu, který ji vydal, ovšem její název „Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)" musí být uveden v e francouzštině a
- musí obsahovat 10 údajů týkajících se jednak toho, kdo ověřovanou listinu vydal, a zadruhé toho, kdo apostilaci provádí (viz příloha k Úmluvě o apostilaci).
Podpis, pečeť či razítko na apostilační doložce (tedy toho, kdo apostilaci provedl) jsou již z dalšího ověřování vyňaty.
Úmluva o apostilaci nezahrnuje všechny typy veřejných listin. Dle jejího čl. 1 se za veřejné listiny považují:
a) listiny vydané soudním orgánem státu, včetně listin vydaných státním zástupcem, vyšším soudním úředníkem nebo soudním vykonavatelem,
b) listiny vydané správními úřady,
c) notářské listiny,
d) úřední potvrzení, kterými jsou opatřeny listiny podepsané soukromou osobou, jako je úřední potvrzení o registraci listiny nebo potvrzení toho, že listina byla vydána určitého data, a úřední a notářské potvrzení pravosti podpisu.
Úmluva ze své působnosti výslovně vylučuje jednak listiny vydané diplomatickými nebo konzulárními zástupci (na tyto listiny se může vztahovat Evropská úmluva o zrušení ověřování listin vyhotovených diplomatickými zástupci nebo konzulárními úředníky, publikovaná v ČR pod číslem 287/1998 Sb.) a správní listiny týkající se přímo obchodních nebo celních transakcí. Apostilovat dále nelze notářsky ověřené kopie a opisy listin ani ověřené úřední překlady; tyto dokumenty je nutno superlegalizovat.
Signatářské státy Úmluvy o apostilaci:
Úmluvu o apostilaci aplikuje do dnešního dne zhruba 100 států světa, přesný seznam je dostupný na stránkách Haagské konference mezinárodního práva soukromého www.hcch.net .konkrétně na
http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.status&cid=41
Lze tedy říci, že apostilace je dnes převažujícím režimem ověřování cizích veřejných listin, a to zejména v Evropě, kde jsou členy této úmluvy všechny státy. Na výše uvedených stránkách se lze i dočíst, které orgány jsou v tom kterém státě příslušné pro vydávání apostil, tzv. apostilační úřady. V ČR je to jednak mezinárodní odbor Ministerstva spravedlnosti (listiny vydané justičními orgány anebo notáři) a pak oddělení legalizace dokladů konzulárního odboru Ministerstva zahraničních věcí (apostilace ostatních listin). V případě řady zemí jsou ovšem jejich apostilační úřady daleko početnější a mnohem decentralizovanější, např. v Rakousku jsou to především předsedové okresních soudů a zemští hejtmani a zemské vlády, ve Francii jsou to departmenty).
Vztah Úmluvy o apostilaci k dalším dvěma režimům:
Pokud má ČR uzavřenu mezinárodní smlouvu o právní pomoci (viz režim automatické použitelnosti) s určitým státem, který je současně i smluvní stranou Úmluvy o apostilaci, použije se přednostně smlouva o právní pomoci (což vyplývá i z čl. 8 Úmluvy o apostilaci), a příslušné listiny jsou pak v režimu automatické použitelnosti. Pokud mezinárodní smlouva dopadá jen na některé typy veřejných listin, platí pro ostatní listiny režim apostily. U listin, na které naopak nedopadá ani Úmluva o apostilaci, např. úřední překlady veřejných listin, je i nadále nutná superlegalizace. Existují i státy, se kterými má ČR uzavřenou mezinárodní smlouvu, ovšem tato smlouva není v praxi dodržována a jelikož tyto státy nejsou signatáři Úmluvy o apostilaci, vyžaduje ověření listin přímo superlegalizaci (např. Afghánistán, Jemen).
REŽIM VYŠŠÍHO OVĚŘENÍ (SUPERLEGALIZACE)
Vyšší ověření, tzv. superlegalizace je původní a subsidiárně vždy použitelný postup ověření cizí veřejné listiny mezi dvěma státy, pokud mezi sebou nezavedly některý z obou jednodušších výše popsaných režimů.Vyšší ověření je možné vždy, a to i v případech, pokud se státy vzájemně neuznávají anebo spolu dokonce oficiálně ani nekomunikují; postačí totiž, mají-li oba státy mezi sebou prostředníka, jehož ověření oba respektují.
Přesný postup superlegalizace není v českém právu přesně stanoven a zakládá se na ustanoveních § 52 a 62 zákona č. 97/1963 Sb. o mezinárodním právu soukromém. V praxi platí, že české úřady jsou ochotny uznat za superlegalizované jen ty zahraniční listiny, které jsou ověřeny Ministerstvem zahraničních věcí ČR. MZV ČR je tedy konečným článkem superlegalizačního řetězce, který může čítat tři, čtyři i více razítek. Přesný počet úřadů, jejichž ověření je třeba, je v zásadě závislý na tom, jaké ověření může být uznáno tím kterým úřadem. Vycházíme-li odzadu, tedy od Ministerstva zahraničních věcí ČR, ověřuje:
1) české Ministerstvo zahraničních věcí jen razítka a podpisy zastupitelských úřadů ČR v zahraničí,
2) zastupitelské úřady ČR v zahraničí ověřují většinou jen razítka a podpisy ministerstev zahraničních věcí těch cizích států, pro které je ten který český zastupitelský úřad příslušný a
3) ministerstvo zahraničí příslušného cizího státu často neověřuje přímo listiny vydané orgány svého státu (např. konkrétními notáři), nýbrž jen ověření nadřízeným orgánem těchto úřadů (např. notářskou komorou dotyčného státu).
Projdeme-li teď celý proces opačným směrem a ukážeme-li si jen na příkladu rodného listu vydaného matričním orgánem cizího státu, může se stát, že tento rodný list bude muset být ověřen nejprve 1) ústředním správním orgánem tohoto cizího státu příslušným pro matriky (např. Ministerstvo vnitra či spravedlnosti cizího státu), toto ověření musí pak být ověřeno 2) ministerstvem zahraničních věcí tohoto cizího státu, toto ověření pak 3) českým zastupitelským úřadem příslušným pro tento cizí stát a ověření českého zastupitelského úřadu musí být ověřeno 4) Ministerstvem zahraničních věcí ČR. Pokud by se jednalo o cizí stát, který Česká republika neuznává, musel by mezi ministerstvem zahraničních věcí tohoto státu a českým zastupitelským úřadem být ještě zastupitelský úřad státu, který uznává tento cizí stát a který je současně uznáván i Českou republikou, takže ověření by potom bylo pět. V zásadě jde vždy o to, zda ten který úřad disponuje podpisovým vzorem a vzorem razítek úřadu jiného a zda je tedy schopen či oprávněn ověření tohoto jiného úřadu ověřit.
Státy, vůči nimž platí režim superlegalizace:
Režim superlegalizace se týká především těch států, které nepřistoupily k Úmluvě o apostilaci. Jedná se např. o Čínu (vyjma Hong Kongu a Macaa), Indonésii, Malajsii, Pákistán, Afghánistán, většinu středoasijských republik (pouze Kazachstán provádí apostilaci), Írán, Irák, Saudskou Arábii a řadu dalších arabských států, většinu afrických států (apostilaci provádí jen menšina afrických států, např. Jihoafrická republika, Namíbie, Svazijsko, Lesotho) a v Jižní Americe o Brasilii, Bolivii, Uruguay Paraguay aj. Režim superlegalizace se dále týká dokumentů, na které se Úmluva o apostilaci nevztahuje